As fraudes contra as organizações e o papel da auditoria interna

Autor: Humberto Ferreira Oriá Filho 

Administrador, Contador, Bacharel em Economia, Especialista em Auditoria Interna e Mestre em Controladoria.

Autor do livro “As fraudes contra as organizações e o papel da Auditoria Interna”.

As fraudes não são prerrogativas apenas da sociedade atual ou de nossa época. São lamentáveis acontecimentos que se perpetuam pela história do homem e de todas as suas civilizações (RASMUSSEN, 1988).

Atualmente, as empresas estão percebendo cada vez mais que as fraudes também não são exclusividade de determinadas entidades ou de certos ramos de negócios. Elas atacam qualquer tipo de organização.

Vive-se num mundo cultural, tecnológica, econômica e/ou mercadologicamente globalizado, onde as organizações enfrentam não mais uma concorrência local, regional ou setorial, mas uma concorrência de âmbito mundial. Nesse contexto, cada esforço despendido eficazmente, cada economicidade realizada nos processos produtivos fará grande diferença, como também cada erro, falha, desvio, perda e/ou desperdício será um fardo cada vez mais pesado e difícil de suportar pelas empresas (ORIÁ FILHO, 2011).

As fraudes provocam, além das altas perdas financeiras, outras consequências por demais devastas. No âmbito do ambiente de trabalho, provocam um clima de insegurança e desconfiança entre os funcionários e suas chefias. No âmbito da direção geral da empresa, provocam suspeitas e desconfianças sobre a capacidade de gestão de seus administradores. No âmbito externo, maculam a imagem da organização junto ao público consumidor.

No Brasil, antigamente as fraudes, erros e desperdícios quase nunca eram percebidos em decorrência da elevada inflação, que mascarava as perdas financeiras decorrentes e, também, não levavam os administradores a observar com maior atenção o problema. As perdas por erros e irregularidades eram incorporadas aos custos da operação e repassadas ao consumidor ou cliente. Com a estabilização da moeda brasileira, advinda com o Plano Real, este problema tornou-se visível para a maioria das organizações (PS CONTAX, 2001).

Neste período, eram poucas as empresas que possuíam em seus quadros auditores internos ou tinham a preocupação somente de contratar serviços de auditoria externa.

FRAUDES: ASPECTOS CONCEITUAIS

Na busca do significado da palavra fraude, comumente se depara com o sentido de: burlar, enganar, espoliar, roubar, falsificar, adulterar, sonegar e lesar. Segundo os principais dicionários da língua portuguesa, a palavra fraude pode significar: “engano, logração, burla e dolo” (MICHAELIS, 1998, p. 990) e/ou também: “qualquer ato ardiloso, enganoso, de má fé, com intuito de lesar ou ludibriar outrem, ou de não cumprir determinado dever; logro, falsificação de marcas ou produtos industriais, de documentos etc. Introdução clandestina de mercadorias estrangeiras sem o pagamento dos devidos tributos à alfândega; iludir, falta, crime, delito” (HOUAISS; VILLAR, 2001, p. 1388).

O Instituto dos Auditores Internos do Brasil – AUDIBRA (1992, p. 228-229), define a fraude como “uma forma de irregularidade envolvendo práticas criminosas para obter uma injustiça ou vantagem ilegal. Refere-se a atos cometidos com a intenção de enganar, envolvendo mau uso dos ativos ou irregularidades intencionais de informação financeira, ou para ocultar mau uso dos ativos ou para outros propósitos por meio de: manipulações, falsificações ou alterações de registros e documentos, supressão de informações dos registros ou documentos; registro de transações sem substância; e mau uso de normas contábeis”.

Conforme a antiga Interpretação Técnica NBC T11 – IT – 03 (Fraude e erro), aprovada pela Resolução CFC n° 836/99, a fraude podia ser caracterizada por: “a) manipulação, falsificação ou alteração de registros ou documentos, de modo a modificar os registros de ativos, de passivos e de resultados; b) apropriação indébita de ativos; c) supressão ou omissão de transações nos registros contábeis; d) registro de transações sem comprovação; e e) aplicação de práticas contábeis indevidas” (CFC, 1999, p. 207).

Já erro, do latim “error”, enganar-se, desviar-se. Conforme os Dicionários da Língua Portuguesa, a palavra erro pode ter os seguintes significados: “equívoco, uso impróprio ou indevido, doutrina falsa” (MICHAELIS, 1998, p. 842) e “juízo falso, desacerto, engano, incorreção, inexatidão, falta, desregramento, dentre outros” e pode ter ainda as seguintes caracterizações: “erro acidental, erro de aproximação, erro de arredondamento, erro de tipográfico (ou de imprensa ou de revisão), erro sistemático […]” (FERREIRA, 1999, p. 787).

Gonçalves (1968, p. 37) explica a diferença básica entre o erro e a fraude: “a fraude não deve ser confundida com o erro. Erro é o que não é exato ou verdadeiro. No erro há um conceito de inexatidão, de oposição à verdade, ou do afastamento desta. Na fraude há sempre um conceito de má-fé, de intencionalidade imoral. O erro é fenômeno geral, sem causação compulsória de ordem moral. A fraude é sempre fenômeno do plano moral, com repercussões na ordem criminal”.

Em relação à variedade de tipos e modalidades de fraudes, muito bem testemunha Gonçalves (1968, p. 37 e 44): “A verdade é uma só, mas as falsidades dela são numerosas. Variam com as vantagens ilícitas pretendidas, com as resistências ou vigilâncias, com os recursos intelectuais do fraudador. Daí as formas de fraude serem ilimitadas, variando também com as sociedades e as épocas. […] A variedade de fraudes é ilimitada. Varia com a posição do empregado, suas atribuições, o setor de atividades na empresa, sua imaginação, audácia e habilidade”.

No âmbito das fraudes contra as organizações, para Attie (1992, p. 215-216), a fraude assume múltiplas modalidades. Das diversas classificações históricas de fraudes, já efetuadas, reveste-se de interesse a que as dividem em: “a) Não encobertas: são aquelas que o autor não considera necessário mascarar, porque o controle interno é muito fraco. Um exemplo seria a retirada de dinheiro do caixa, sem se efetuar nenhuma contabilização; b) Encobertas temporariamente: são feitas sem afetar os registros contábeis; por exemplo, retirar dinheiro proveniente das cobranças, omitindo o registro delas de modo que seu montante possa ser coberto com o registro de cobranças posteriores, e assim sucessivamente; c) Encobertas permanentemente: nesses casos, os autores da irregularidade preocupam-se em alterar a informação contida nos registros e outros arquivos, para assim ocultar a irregularidade”.

Rasmussen (1988, p. 14) explica que “os roubos e fraudes sempre começam em quantidade pequena e aumentam sucessivamente com a confiança do delinquente, pois não existem sistemas de controles internos, auditoria e naturalmente uma justiça severa que puna estes atos”.

Para Dittenhofer (1995, p. 71-72) existem três razões básicas, que motivam as pessoas a cometer a fraude. Os elementos que na verdade podem influenciar se a fraude vai ser ou não cometida, seriam os seguintes para este autor: “1º. Pressões de uma situação. 2º. A oportunidade para cometer a fraude. 3º. A integridade pessoal”.

Os estudiosos de comportamento criminal acham que teoricamente todas as pessoas, se forem motivadas suficientemente, e o ambiente for propício a isto, vão cometer uma fraude ou irregularidade.

FRAUDES X AUDITORIA

A primeira responsabilidade na prevenção e identificação de fraudes e/ou erros é da Administração e da área de Governança da empresa, mediante a manutenção de adequados sistemas de controles internos, que, entretanto, não eliminam a possibilidade e/ou o risco de sua ocorrência.

O auditor, particularmente no âmbito contábil, “não é responsável nem pode ser responsabilizado pela prevenção de fraudes ou erros. Entretanto, deve planejar seu trabalho avaliando o risco da sua ocorrência, de forma a ter grande probabilidade de detectar aqueles que impliquem efeitos relevantes nas demonstrações contábeis” (CFC, 1999, p. 208).

O profissional de auditoria sempre deve informar à alta Administração da organização auditada descobertas factuais envolvendo fraude – dependendo das circunstâncias, de forma verbal ou escrita –, o mais breve possível, mesmo que o efeito potencial sobre as demonstrações contábeis seja insignificante. Em relação a terceiros, o sigilo profissional normalmente impede o auditor de comunicar fraude e/ou erro a tais pessoas. Entretanto, em determinadas circunstâncias, quando houver obrigação legal de fazê-lo, ao auditor poderá ser requerida a quebra do sigilo profissional. Aplicam-se neste caso o Código de Ética Profissional e as Normas Profissionais de Auditor.

Como alerta Silva (2000, p. 12), “estamos diante de um grande desafio, e para vencê-lo é preciso, acima de tudo, o preparo adequado. Somente pessoas bem treinadas e atentas, dotadas de habilidade e de percepção, podem coibir a ação de fraudadores”. Pode-se, então, formular o seguinte questionamento: qual o profissional mais bem preparado nesta área? A resposta, com certeza, é o auditor interno, cuja formação acadêmica e a experiência profissional estão voltadas para a prevenção de irregularidades, para a melhoria nos controles internos e no exame periódico e permanente dos principais processos da organização.

Diversos autores de renome apresentam nas definições, atribuições, objetivos, características e/ou finalidades inerentes da auditoria à identificação, proteção e/ou prevenção de fraudes. Eis algumas inter-relações entre a auditoria e as fraudes, segundo estes autores:

–  “demonstração dos erros e fraudes encontrados” (CONSULMATTOS, 2001);

–      “resguarda créditos de terceiros contra possíveis fraudes e dilapidação do patrimônio” (ANDRADE, 2002);

–      “descoberta de erros e fraudes; preservação contra erros e fraudes ou opinião sobre tais aspectos” (SÁ, 1998, p. 30);

–      “para descobrir fraudes; para averiguar a dimensão da fraude descoberta; para impedir a fraude” – William H. Bell e Ralph S. Johns (apud SÁ, 1998, p. 24-25);

–      “acompanhamento dos atos e registros da gestão, previsão de erros e/ou de fraudes, sugestões de políticas administrativas e estratégicas para a organização” (MAGALHÃES; LUNKES; MÜLLER, 2001, p. 20);

–      “assinalar erros e fraudes. Prevenir outros erros e fraudes, propondo modificações indispensáveis à organização existente e reforçando as medidas de controle preventivo. Descobrir e destacar os possíveis erros e fraudes” – Jules Baude (apud SÁ, 1998, p. 29);

–      “serviço ou departamento de uma entidade incumbido pela direção de efetuar verificações e de avaliar os sistemas e procedimentos da entidade com vista a minimizar as probabilidades de fraudes, erros ou práticas ineficazes” – Boletim Interno do TCU n° 34 de 23.07.1992 (apud TCE SC, 2002).

Em palavras definidoras, diz-se que a auditoria é controle, e controle em Contabilidade é exatidão, é segurança, é abstenção de erro. E quanto à sua repercussão no mundo dos negócios, é tão poderosa e imensa, que bastaria se mencionar que, em seu campo, anulam-se fraudes, evidenciando-as e corrigindo-as. Além disso, quanto à sua importância, ainda mister é dizer que os verdadeiros administradores fazem questão de que a sua contabilidade seja auditada e que as suas demonstrações contábeis sejam sempre revisadas ou certificadas (PFALTZGRAFF, 1956).

E como definir ou caracterizar a Auditoria Interna? Conforme a Norma Brasileira de Contabilidade NBC TI 01, aprovada pela Resolução CFC n° 9860/2003: “12.1.1.2 – A Auditoria Interna é exercida nas pessoas jurídicas de direito público, interno ou externo, e de direito privado. 12.1.1.3 – A Auditoria Interna compreende os exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações, metodologicamente estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e de controles internos integrados ao ambiente, e de gerenciamento de riscos, com vistas a assistir à administração da entidade no cumprimento de seus objetivos. 12.1.1.4 – A atividade da Auditoria Interna está estruturada em procedimentos, com enfoque técnico, objetivo, sistemático e disciplinado, e tem por finalidade agregar valor ao resultado da organização, apresentando subsídios para o aperfeiçoamento dos processos, da gestão e dos controles internos, por meio da recomendação de soluções para as não-conformidades apontadas nos relatórios”.

Um questionamento pode surgir: “É ou não função da auditoria revelar a ocorrência de fraudes e prejuízos?” Cassaro (1997) afirma que não. A função da auditoria deveria ser bastante superior a essa. Deveria ser “evitar a ocorrência de fraudes e prejuízos” (CASSARO, 1997, p. 77). Nesse caso, ela estaria agindo pró-ativamente, evitando que o mal aconteça, enquanto, naquele caso, ela agiria reativamente, comunicando, “x” tempo após a ocorrência, que se fraudou, lesou e prejudicou a organização.

O 1° Relatório sobre fraudes e abusos ocupacionais nas empresas no Brasil, elaborado pela GBE Peritos & Investigadores Criminais, em 1997, com orientação da Universidade de São Paulo (USP), indicava que apenas 27% das empresas tinham Auditorias Internas. Do restante das empresas, 53,7% das Auditorias Internas eram realizadas por auditores externos. É um dado preocupante, principalmente se considerar que muitos empresários consultados pela referida empresa de auditoria entendiam estar protegidos contra fraudes, somente por meio da realização de exames de auditorias externas. Alguns empresários diziam não conhecer a diferença entre as auditorias internas e externas (GBE, 1997).

Em 2002, no 2° Relatório sobre fraudes e abusos ocupacionais nas empresas no Brasil, a citada empresa GBE constatou significativa mudança. Neste novo relatório, 60,47% das empresas relataram que possuíam departamento próprio de Auditoria Interna. Como explicar este aumento considerável de empresas que contrataram auditores internos, senão pela descoberta de sua importância ou pela necessidade premente? No restante das organizações, 40,47% da Auditoria Interna era feita por auditores independentes (GBE, 2002).

Mercosul Magazine (2001), confirmando os dados da citada pesquisa da GBE, reforça a importância da prevenção das fraudes pela utilização de Auditoria Interna num mundo globalizado, em vez de emprego de elevada tecnologia, ao relatar as conclusões de outra pesquisa sobre este assunto: “As empresas brasileiras adotam cada vez mais uma postura preventiva para evitar fraudes – ou, no mínimo, detectá-las no início. Essa é uma das conclusões de pesquisa da Consultoria Deloitte Touche Tohmatsu. Das 1.642 companhias ouvidas, 80% realizam Auditoria Interna. Em levantamento parecido, realizado no ano passado, esse número ficava abaixo de 60%. Seria uma resposta das empresas ao aumento das fraudes? Nada disso. “Não temos nada que indique aumento de fraudes. Isso é conseqüência da globalização. Nos países desenvolvidos, há muito tempo as empresas realizam Auditoria Interna e preferem se prevenir”, acredita Eduardo Cipullo, diretor da Delloite”. (grifamos)

A afirmativa de Ratliff e Beckstead (1996, p. 14) relata muito bem o grave problema das fraudes internas e o papel crucial da Auditoria Interna em seu combate: “Desfalques e outras formas de fraude e irregularidades têm sido comuns a maioria das organizações. Embora muitos motivos possam ser atribuídos a essa situação, todas essas ocorrências parecerem ter um ponto em comum. A pessoa ou pessoas responsáveis pela irregularidade considera seus interesses como fator isolado dos interesses da organização, e a eles confere maior prioridade. As auditorias internas oferecem meios de expor tais irregularidades. O desempenho regular das auditorias é até mesmo considerado como um dispositivo de prevenção em virtude dos riscos de exposição”. (grifamos)

Rasmussen (2000), citando as estatísticas de uma associação de prevenção de fraudes dos Estados Unidos, confirma também que a Auditoria Interna é uma importante ferramenta de prevenção de irregularidades. Segundo este autor: “Uma ação preventiva pode impedir as fraudes. Vamos aos números da Association of Certified Fraud Examiners, dos EUA, que mostram a eficácia das medidas de prevenção às fraudes. Em 87% dos casos, a detecção precoce e a inibição psicológica funcionam bem. Em 56% dos casos, dá bom resultado a diminuição dos poderes excessivos de alguns executivos. Uma das ferramentas mais importantes de prevenção é o disque-fraude, com 38% de eficácia. Outra ferramenta de prevenção às fraudes recomendada pela Associação é a auditoria interna (eficiência de 28%), formada por uma equipe que analisa os relatórios do disque-fraude”. (grifamos)

Para Anderáos (2002), os passos básicos para proteger a sua empresa de fraudes, são os seguintes, entre outros: “elabore um programa ou crie um setor específico de prevenção a fraudes e faça auditoria interna periodicamente” e para Auditservice (2001), medidas recomendadas contra a corrupção e a fraude são, entre tantas: “aperfeiçoar os procedimentos de auditoria e os sistemas de controle interno das entidades e fazer inspeções ou auditorias rápidas e inesperadas”.

Pelo que se observa pelas estatísticas disponíveis neste tema, particularmente a da KPMG (2000; 2003; 2005; 2009) , mais da metade das fraudes contra as organizações foram descobertas pelos controles internos e pela Auditoria Interna. Vale ressaltar que cabe à Auditoria Interna a avaliação permanente e melhoria contínua dos controles internos. Pode-se dizer que a Auditoria Interna e os controles internos caminham juntos. Isto demonstra mais ainda como grande é a importância dos auditores internos na prevenção e identificação de fraudes e na segurança dos ativos da organização.

A adoção de controles que previnam quanto à ocorrência de fraudes contra o patrimônio, ou permitam detectá-las quando ocorrerem, é uma responsabilidade tanto gerencial quanto diretiva. Cabe aos auditores verificar e comprovar a adequação das medidas tomadas pela administração para cumprir suas responsabilidades nesse particular.

Um fato concreto, que bem comprova a importância da Auditoria Interna nas empresas, foi o caso da falência do Banco Inglês Barings. Se a alta administração tivesse escutado as advertências de sua Auditoria Interna, não teria havido operações irregulares e, com isso, não teria tido a grande perda financeira, que levou à falência um banco centenário.

Devem-se observar, todavia, duas considerações importantes sobre este assunto: primeiro, não se pode esquecer as limitações inerentes as auditorias, sejam elas internas ou externas, em relação às fraudes, como citam os relatórios de pesquisa da KPMG (2000; 2003; 2005; 2009). O auditor é apenas um ser humano normal, não é um paranormal nem um adivinho. Não tem um detector automático e infalível de identificação de fraudes. A segunda consideração advém da primeira: não se deve esquecer de que não é obrigação do auditor descobrir todas as fraudes da empresa e que também não é esta sua única atribuição dentro da entidade. Na verdade, geralmente isto ocorre no encaminhamento normal de seus trabalhos e tarefas. Outrossim, não se pode esquecer de que o auditor interno é um assessor da alta administração na condução dos negócios e na avaliação da empresa como um todo.

Com certeza, como diz Cattini (1989, p. 126), “falta muito para que a auditoria interna seja reconhecida como instrumento essencial dentro de uma organização”. Ainda não se entende, como muito bem afirma Laurence Sawyer, que a auditoria é a função que faz aquilo que a Direção gostaria de fazer, se tivesse tempo e soubesse como fazê-lo” (apud ANCEPP, 1999) e que o seu alcance não é somente para proteger a instituição de fraudes e para assegurar a validade das informações; é muito mais do que isso, é o instrumento para promover a eficiência dos processos e para estimular o crescimento de todos.

CONCLUSÃO

As fraudes, atualmente, assumem inúmeras e diversas formas, modalidades e características dentro e fora das empresas. Tornaram-se complexas e sofisticadas, acompanhando o progresso tecnológico, sendo realizadas por gestores, empregados, clientes e/ou terceiros. Não perdoam ninguém, atacando quaisquer tipos de entidades. Nenhuma empresa pode afirmar que está imune à sua ação.

Com esta triste realidade, tornam-se cada vez mais necessárias ações, medidas e controles internos eficazes, que acompanhem as várias mudanças culturais e tecnológicas, e que as possam prevenir e/ou rapidamente identificar. Entre as diversas alternativas de prevenção, de identificação e/ou de apuração de fraudes, destaca-se a Auditoria Interna que, além de fornecer sugestões, análises, apreciações e informações, relativas às atividades e processos examinados, inclusive na recomendação das melhorias e da implantação de controles internos eficazes, torna-se um importante instrumento proativo de controle, de proteção e de segurança internos, a serviço da organização.

Enfim, conforme demonstrado, não basta ter somente alguns bons controles internos. É necessário sempre atualizá-los e adaptá-los à realidade. A prevenção é um trabalho contínuo e ininterrupto. A Auditoria Interna, neste aspecto, tem um papel de extrema importância na avaliação permanente destes controles internos dentro das organizações; tem ainda um papel decisivo na prevenção, identificação e/ou apuração das fraudes contra as empresas, bem como na coleta e seleção de provas e evidências, que possam ser apresentados contra os fraudadores, tanto na esfera civil (reparação de danos) como na esfera criminal.

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Fonte: https://www.linkedin.com/in/humberto-f-ori%C3%A1-filho-08928262/

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